Hợp đồng phụ:
Không. Nhân viên do AMA cung cấp.

Nhân viên                                                                                             Ngày
Thomas R. Cassidy                                                                              9.1972 – 7.1974
Eleanor Johnson                                                                                   8.1967 – 7.1969
John I. Patton, Jr.                                                                                  5.1969 – 6.1972

Tên                                       Nơi                         Loại đào tạo              Ngày
Nguyễn Thị Nga                   North Carolina         Fellowship                 5.1972 – 7.1973
Trần Thị Thu Minh                North Carolina         Fellowship                 5.1966 – 7.1968

Tên                                         Chức vụ                                                Ngày
BS. Nguyễn Đức Nguyên     Giáo sư, Trưởng Thư viện                    7.1974

Mục tiêu của đề án AMA (American Medical Association – Hội Y khoa Hoa Kỳ) từ ban đầu là phát triển một thư viện y khoa tốt. Vào năm 1966, Merle Ebert, nhân viên thư viện Khoa Y, Đại học North Carolina, đến thăm Khoa Y tại Sài Gòn, với tư cách cố vấn cho đề án này và báo cáo tiềm năng phát triển thư viện. Trước đó một số lượng hạn chế các sách giáo khoa và sách tham khảo đã được USAID cung cấp. Các sách khác, chủ yếu bằng tiếng Pháp, đã được thu nhận từ các nguồn khác. Các cố vấn Hoa Kỳ đã nhận thấy tầm quan trọng của thư viện và đã tạo cơ hội để cho một người được đào tạo đại học về thư viện tại Đại học North Carolina trước khi AMA tham gia vào đề án này. Do các tình huống cá nhân không lường trước được, chị ấy chỉ có thể hỗ trợ tự nguyện cho thư viện và không đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu theo hợp đồng đào tạo đại học của chị.

Thành viên thứ hai, con gái của BS. Trần Anh, được USAID đưa đi đào tạo tại Đại học North Carolina. Chị ấy lấy một người chồng Mỹ và không thể trở về làm việc khi cha chị bị ám sát. Sau khi cha chết, chị bỏ ngang và không trở về. Rõ ràng là nhu cầu đào tạo nên một trưởng thư viện đủ năng lực đã được chú ý sớm. Tuy nhiên, thất bại của việc hai học viên không trở về làm việc đã khiến lãnh đạo khoa nghi ngờ các ứng viên xin đào tạo sau này.

Nhận thức về nhu cầu của một thư viên và về vai trò của người phụ trách nó của lãnh đạo khoa người Việt Nam khác với người Mỹ. Người Mỹ dự định cung cấp cho sinh viên các nguồn thông tin bổ sung vào các bài giảng của các giảng viên. Người lập kế hoạch Mỹ tin rằng nên có đầy đủ các thông tin in ra giấy để làm thay đổi thái độ và hành vi của sinh viên. Kết quả là các ý kiến mà sinh viên thu thập được từ các sách tham khảo thường xung đột với ý kiến của các thành viên trong ban giảng huấn. Y tưởng độc lập của một bộ phận sinh viên được một số thầy cô thấy là một thách thức đối với thẩm quyền của riêng họ. Thầy cô đồng ý rằng nên có một thư viện tốt, nhưng họ cho rằng thư viện dành cho chính họ sử dụng và không phải dành cho sinh viên.

BS. Ebert ghi nhận khi lần đầu tiên bà đến thăm rằng giờ mở cửa của thư viện trùng khớp chính xác với các giờ sinh viên bị bắt buộc phải tham dự lớp học. Trong suốt đề án, mâu thuẫn về việc quản lý thư viện tiếp diễn vì việc hiểu không hết mục đích của nó. Giá trị mà giảng viên đặt vào các quyển sách là một điều gần như là tôn kính và thư viện được quản lý theo hướng lưu kho sách vở và bảo vệ chúng khỏi việc hư hại và mất mát có thể có. Đồng ý rằng việc đọc sách của sinh viên được cơ bản hoan nghênh, nhưng quan ngại về sự an toàn của sách vở lại lớn đến độ các qui định khiến cho sinh viên không thể tiếp cận được sách và trên thực tế ngăn họ sử dụng sách. Các chủ trương cho mượn sách ngặt nghèo, đòi hỏi tiền thế chân cao, các qui trình quản lý cấm đoán, và việc tiếp tục không muốn thư viện mở cửa vào lúc thích hợp cho sinh viên, như vào buổi tối, lúc cuối tuần và lúc nghỉ trưa, làm tổn hại lớn lao đến sự hữu ích của thư viện. Sự mệt mỏi có liên quan đến việc phát triển nhân sự được đào tạo phù hợp bắt nguồn trực tiếp từ các mục tiêu đối chọi này. Khoa có ít hoặc không có nhận thức được rằng khoa học thư viện là một khoa học truy cập và phân phối thông tin và do đó không thấy được nhu cầu thay đổi nhân sự thư viện hoặc các phương pháp sử dụng trong phân loại, xếp kệ và bảo quản sách vở.

BS. Ebert khuyến cáo rằng cần bổ nhiệm một nhân viên thư viện người Mỹ làm cố vấn cho thư viện trong một khoảng thời gian ít nhất hai năm. Eleanor Johnson, từ Thư viện Y Sinh, Đại học Chicago, chấp nhận vị trí này và đến Sài Gòn vào tháng tám năm 1967. Cô ấy là người tận tâm, bền chí và rộng lượng với sự khác biệt. Cô Johnson ủng hộ việc chọn người để đào tạo tại Sài Gòn nhưng bận bịu với công việc khổng lồ là xác định và phân loại nguồn tài liệu của thư viện. Cô mời thư viện trung tâm và các thư viện bộ môn khác nhau đưa ra yêu cầu sách báo, và nộp lại các yêu cầu này đến trưởng bộ phận tương ứng người Mỹ để được đồng chấp thuận. Cô cho lưu hành một danh sách các sách báo mới của thư viện hàng tháng và đưa thư viện gia nhập vào Hội Thư viện Y khoa và Quỹ Trao đổi Sách Hoa Kỳ. Cô phân loại tất cả các đơn đặt hàng hiện tại và các bộ sưu tập tạp chí. Cô soạn thảo một kế hoạch để soạn ra chương trình đào tạo các nhân viên thư viện tại Khoa Y. Dần dà cô được sinh viên và thầy cô biết đến như là người có thể tìm được các tài liệu theo yêu cầu. Nói ngắn gọn, cô Johnson trở thành một nhân viên thư viện của Khoa Y.

Tính đến cuối năm 1968, thư viện đã nhận được 1.000 nhan đề và nhanh chóng trở thành nơi có sưu tập sách và báo y khoa hoàn chỉnh. Mỗi bộ môn phát triển một thư viện bộ môn nhỏ bằng các tài liệu mượn dài hạn từ thư viện trung tâm. Cô Johnson hoàn thành công việc mà cô tự đặt ra và rời khỏi Sài Gòn vào tháng sáu 1969. Người nhân viên thư viện người Mỹ thứ hai, năng lực tương đương, thay thế cô là John I. Patton, Jr.

Khái niệm dịch vụ thư viện giúp thông tin luôn sẵn có cho người dùng là mới mẽ ở trong trường y khoa. Tuy nhiên, Khoa tiếp tục không mong muốn hoặc không có khả năng tái tổ chức nhân viên thư viện người Việt theo khái niệm này và để xác định các cá nhân được đào tạo tại chỗ. Ông Patton tiếp tục hoạt động như là một nhân viên thư viện thay vì là một cố vấn. Chị Nguyễn Thị Nga được đào tạo tại Sài Gòn trong hai năm, nhưng các mâu thuẫn cá nhân nghiêm trọng với cấp trên khiến chị được thuyên chuyển khỏi trường y. Sau này chị được chấp thuận tham gia đào tạo về khoa học thư viện và đến Đại học North Carolina với mục đích này.

Khi ông Patton hoàn tất nhiệm kỳ vào cuối tháng sáu năm 1972, phái đoàn đề án AMA quyết định không cử nhân viên Mỹ đến thư viện nữa. Quyết định này căn cứ trên sự thất bại của Khoa trong việc cung cấp người để được đào tạo hoặc trong việc cho phép người đã được đào tạo tại chỗ đảm nhận các vị trí có trách nhiệm ở thư viện. Khoa hứa sẽ tiếp tục hỗ trợ và hợp tác trong tương lai. Sự thay đổi thái độ này trùng khớp với sự có mặt tình cờ của một nhân viên thư viện người Mỹ ở Việt Nam, ông Thomas Cassidy, được hợp đồng vào ngày 5 tháng 9 năm 1972.

Sự gián đoạn dịch vụ của người Mỹ từ tháng 6 đến tháng 9 nhằm mục đích có lợi là khiến cho Khoa phải bổ nhiệm một giám đốc thư viện thường trực. BS. Nguyễn Đức Nguyên, trước đây là Tổng thư ký, rồi Trợ lý đặc biệt của Khoa trưởng, được bổ nhiệm là Giám đốc. Ông hoàn toàn ủng hộ vai trò của Cassidy. Chính sách lưu hành của thư viện được thay đổi, cho phép sinh viên sử dụng các kệ lưu trữ sách dưới sự theo dõi của nhân viên thư viện và cấp thẻ mượn sách thường trực cho sinh viên y khoa với tiền đặt cọc tương đương với 10 đô la Mỹ. Một hệ thống tiền phạt do mượn sách quá hạn được thiết lập. Các lớp học chiều thứ bảy được mở ra dành cho sinh viên y khoa để chỉ dẫn họ cách sử dụng thư viện. Một sổ tay được biên soạn, mô tả hệ thống thư viện và được phân phối đến toàn thể các thầy cô và sinh viên.

Các phương tiện sao chụp được mang về thư viện và các bản sao chụp phải trả phí. Các tựa đề cũ và các bản sách trùng lắp không được sử dụng nữa được mang ra khỏi kệ sách để tạo kệ trống và được trao cho các trường y khác ở Việt Nam. Một chương trình đóng tập các tạp chí được tái khởi động sau khi ngưng hơn 10 năm. Các sách tài liệu tham khảo và chỉ mục thư viện được chuyển đến phòng đọc và dành sẵn cho mọi người. Theo một tài trợ của Asia Foundation, BS. Nguyên biên soạn một bản danh sách tất cả các luận án được trình tại Hà Nội từ năm 1935 đến 1954, tại Đại học Sài Gòn từ năm 1947 đến 1972, và tại Đại học Huế từ năm 1967 đến 1972.

Đề án AMA cung cấp 210 bản đặt mua các tạp chí và bản sao 50 tạp chí chính được phân phát cho các thư viện bộ môn và thư viện bệnh viện. Thư viện đã nhận được từ trước khoảng 70 tạp chí nữa từ các nguồn khác, chủ yếu từ Pháp.

Từ đầu năm 1974, nguồn tài trợ cho đề án AMA bị cắt giảm mạnh. Điều này dẫn đến quyết định ngưng nguồn trợ giúp chính cho thư viện. Cô Nga trở về thư viện vào tháng sáu 1973 sau khi hoàn tất một năm tại Đại học  North Carolina. Cô ấy được phong làm trợ lý và giao nhiệm vụ quản lý sách báo mượn. Cô ấy và ông Cassidy biên soạn sổ tay về các qui trình lưu hành và về phân loại. BS. Nguyên và cô Nga đang tìm kiếm người khác để đào tạo. Vào lúc ông Cassidy rời khỏi vào tháng bảy 1974, sau gần sáu năm phục vụ tại Việt Nam, hầu hết các mục tiêu đề ra trong năm đầu tiên của đề án đã được hoàn thành. Vẫn chỉ có một nhân viên thư viện y khoa đã được đào tạo bài bản. Nhưng kho sách của thư viện đã tăng lên đến 16,355 tựa sách. Tiền đặt mua tạp chí tiếng Anh được trả đến hết năm 1975.

Thành tựu ở thư viện đã bị trì hoãn kéo dài, và đến tháng tư 1975, Khoa vẫn có một nhận thức giới hạn về việc sử dụng phù hợp và giá trị của một thư viện. Các sinh viên, mặt khác, trở thành người dùng đều đặn của thư viện. Diện tích dành cho thư viện đủ cho số lượng sách báo đã nhận, nhưng cần thêm diện tích nếu thư viện tiếp tục mở rộng.

Có các lỗi nghiêm trọng về máy móc và cấu trúc trong thiết kế và xây dựng thư viện. Kiến trúc không dự kiến thông gió tự nhiên, với tất cả các cửa kính được thiết kế theo kiểu cố định vĩnh viễn. Các kỹ sư, mặt khác, xây dựng hệ thống điều hòa không khí chỉ dự định chống ẩm và không đủ sức làm mát không gian.

Các lỗi này khiến cho thư viện gần như không sống nổi trong mùa nóng hơn. Hệ thống điều hòa không khí bị ép phải hoạt động quá mức và số lần hư hỏng cực cao. Dịch vụ sửa chữa có sẵn nhưng tiền chi lại không có. Do đó, khi số lượng các hóa đơn sửa chữa không được thanh toán tăng cao, các máy điều hòa không khí bị để không hoạt động. Không khí trong thư viện khiến cho sách ngày càng hư hỏng vì ẩm ướt và nấm mốc. Điều này có vẻ không chịu đựng được đối với người dùng, nhưng họ vẫn tiếp tục đến.

—–

THE LIBRARY

Subcontract:
None. AMA provided personnel.

Personnel

Participants Trained in U.S.

Invitational Travel – Senior Faculty

An objective of the AMA project from the beginning was the development of a good medical library. In 1966, Merle Ebert, Librarian of the School of Medicine of the University of North Carolina, visited the Faculty of Medicine in Saigon as a consultant to the project and reported the potential for development of a library. A limited number of text and reference books had been provided by USAID. Other books, primarily in French, had been acquired from other sources. U.S. advisors had recognized the importance of the library and had provided the opportunity for graduate education in library science at the University of North Carolina for one individual prior to AMA involvement in the project. Because of unforeseen personal circumstances, this person was able to provide only volunteer assistance to the medical library and was unable to meet her contractual obligations coincident with her graduate education.

A second participant, the daughter of Tran Anh, MD, was placed in training by USAID at the University of North Carolina. She married an American and had barely returned to work when her father was assassinated. Following her father’s death she left abruptly and did not return (see Section XV, Vignettes of Viet Nam). Obviously, attention was being given early to the need for training of a competent director for the library. However, the failures of the first two trainees to come back to work made the faculty suspicious of all later applicants for training. The Vietnamese faculty’s perception of the need for a library and of the role of the personnel assigned to it differed from that of the Americans. The Americans intended to provide the students with sources of information in addition to that given in lectures by the faculty. The American planners believed that the availability of printed information would go far to change the attitude and behavior of students. The effect was that the opinions students gleaned from reference books were often in conflict with those expressed by members of the faculty. Independent thought on the part of the students was perceived by some members of the faculty as a challenge to their own authority. The faculty agreed that there should be a good library, but they assumed that it was intended for their own use and not for the students.

Dr. Ebert noted on her first visit that the hours when the library was open coincided precisely with those hours during which the students were obligated to attend classes. Throughout the life of the project, conflicts continued regarding management of the library because of these misunderstandings of its purpose. The value placed on books by the faculty was one almost of reverence, and management of the library was directed essentially toward custody of books and their protection from potential damage or theft. It was agreed that reading of books by students was basically laudable, but the concern for the security of the books was so great that regulations made them inaccessible to students and in effect prevented their use. Restrictive lending policies, requirements of large monetary deposits, prohibitive administrative procedures, and continuing unwillingness to keep the library open at times convenient to the students, such as evenings, weekends, and during the noon siesta, greatly impaired the library’s usefulness. The frustrations involved in developing properly trained library personnel were directly derived from these conflicting purposes. The faculty had little or no perception of library science as a study of retrieval and distribution of information and therefore saw no particular need to change library personnel or the methods used in cataloging, shelving, and preserving books.

Dr. Ebert recommended that an American librarian be assigned as consultant to the library for a period of at least two years. Eleanor Johnson, from the Biomedical Library at the University of Chicago, accepted the position and arrived in Saigon in August 1967. She was dedicated, persevering, and tolerant under adversity. Miss Johnson advocated selection of other individuals for training in Saigon but busied herself with the enormous task of identifying and cataloging the library’s resources. She invited requests for acquisitions to the central library and for various departmental libraries and submitted these to the American counterpart department chairman in order to have joint approval. She circulated a monthly list of current additions to the library and established membership of the library in the Medical Library Association and the United States Book Exchange. She cataloged all current subscriptions and past collections of periodical literature. She developed a plan to create a training program for librarians at the Faculty of Medicine. In time she was known to students and faculty as one who could find the material requested. In short, Miss Johnson became the librarian to the Faculty of Medicine.

By the end of 1968, the library had received more than 1,000 titles and was rapidly becoming a well-balanced collection of medical books and periodicals. Each department had developed a small departmental library by permanent loan from the central library. Miss Johnson completed the work that she had set for herself and left Saigon in June 1969. She was replaced by a second American librarian of equal competence, John I. Patton, Jr.

The concept of library service to make information readily available to its users was novel in the medical school. However, the faculty remained unwilling or unable to reorganize the Vietnamese library staff to reflect that concept and to identify individuals for in-country training. Mr. Patton continued to function as librarian rather than consultant. Nguyen Thi Nga was trained in Saigon for two years but serious interpersonal conflicts with incumbents led to an administrative decision to transfer her from the medical school. Later she was approved for participant training in library science and went to the University of North Carolina for that purpose.

When Mr. Patton completed his assignment at the end of June 1972, the AMA project staff decided that no further American assistance would be provided to the library staff. This decision was based on the failure of the faculty to provide individuals for training or to allow those locally trained to assume responsible positions in the library. The faculty pleaded for further assistance and promised future cooperation. This change of attitude coincided with the chance availability of a qualified American librarian already in Viet Nam, Thomas Cassidy, who was hired on September 5, 1972.

The lapse in American services from June to September served the useful purpose of making it necessary for the Faculty of Medicine to designate a permanent director for the library. Nguyen Duc Nguyen, MD, who had served previously as Secretary General and then as special assistant to the Dean, was named Director. He was fully supportive of Mr. Cassidy’s role. The circulation policy of the library was changed to permit students to use the book stacks under supervision of the library staff and to provide permanent borrower cards for medical students on the deposit of the equivalent of $10 U.S. A system of fines for overdue books was instituted. Saturday afternoon classes were set up for medical students to instruct them in the use of the library. A manual was prepared describing the library system and was distributed to all members of the faculty and the student body.

Copying facilities were acquired for the library and copies provided at cost. Archaic titles and unused duplicate books were removed from the stacks to create shelf space and were given to the other medical schools in Viet Nam. A program for binding periodical publications was renewed after a lapse of more than 10 years. Reference books and library indices were moved to the reading area and were made available to all users. Under a grant from the Asia Foundation, Dr. Nguyen prepared a bibliographic index of all doctoral theses presented at the University of Hanoi from 1935 to 1954, at the University of Saigon from 1947 to 1972, and at the University of Hue from 1967 to 1972.

The AMA project provided 210 subscriptions to medical journals and duplicates of 50 major journals that were distributed to departmental and hospital libraries. The library already received approximately 70 additional journals from other sources, primarily from France.

By early 1974, funds for the AMA project had been reduced sharply. This resulted in a decision to discontinue major support for the library. Miss Nga returned to the library in July 1973 after completing one year at the University of North Carolina. She was made assistant librarian and given responsibility for management of the loan collection. She and Mr. Cassidy developed manuals on circulation desk procedures and for cataloging. Others were being sought for training by Dr. Nguyen and Miss Nga. By the time Mr. Cassidy left in July 1974, after almost six years of service in Viet Nam, most of the goals defined during the first year of the project had been completed. There was still only one competently trained medical librarian. But the library’s holdings had increased to 16,355 titles. Subscription payments were made to continue all English-language periodicals through 1975.

Accomplishments in the library were long delayed, and by April 1975 the faculty still had a limited perception of the proper use and value of a library. The students, on the other hand, became regular users of the library. The physical space provided for the library was adequate for the number of volumes acquired, but additional space would soon have been needed if the library had continued its expansion.

Serious engineering and architectural errors had been made in the design and construction of the library. The architects made no provision for natural ventilation, with all windows of a permanently fixed type. The engineers, on the other hand, put in an air-conditioning system that was intended only for dehumidification and was not adequate for effective cooling of the space.

These errors made the library almost unlivable during hotter periods. The air-conditioning system was forced to operate beyond its capacity, and the frequency of breakdown was extremely high. Services for repair were available, but funds were not. Therefore, when unpaid repair bills accumulated, the air-conditioning units were left inoperable. The climate in the library caused progressive damage to the books from humidity and mold. It seemed that it would be intolerable to the users, but they continued to come.